Uso de Excel

Esta práctica fue un pequeño ejercicio que realizamos como entrada para poder realizar nuestra segunda práctica, con el fin de darnos a conocer los conocimientos que ocuparíamos sobre Excel para poder llevarla a cabo.

Para realizarlo abrimos el documento que anteriormente habíamos iniciado para realizar la práctica de la fórmula general.

Nuestra tabla sería como un registro de calificaciones, promedios y pago del semestre de un alumno. Lo primero que se nos pidió realizar fue agregar campos de una tabla que el profesor ya traía a la nuestra. 

De ahí partieron una serie de tareas a realizar: sacar promedios, moda, máximo y mínimo, realizar gráficas, que cambiara automáticamente el color de las celdas al cumplirse alguna condición, descontar algún porcentaje según la edad de la persona y decir si exentaba o no dependiendo de su promedio.

Promedio

Este fue uno de los primeros pasos que realice. En este ejercicio ya se nos permitía utilizar las funciones, por lo que puse el signo igual para indicar que iba a realizar una (recordar que es muy importante poner el signo igual, si no, no obtendremos el resultado requerido). Después damos clic en el símbolo de función y buscamos la de promedio. Es importante mencionar que las funciones están clasificadas por categorías; la de promedio la encontramos en la categoría “Estadísticas”. Después de esto es necesario seleccionar el rango de datos a promediar. Un rango de datos, son una serie de datos con las cuales queremos trabajar. Una vez seleccionado el rango de datos, damos clic y podemos darnos cuenta que desde ese momento la función ya está cumpliendo su trabajo. Si queremos aplicar una misma función a varias celdas continuas, basta con arrastrar la celda a la cual ya le hemos aplicado la función.

Moda

Esta es otra de las funciones que se encuentran dentro de la categoría “Estadísticas”. La forma de trabajar con esta es muy similar a la del promedio. Sólo basta con seleccionar los rangos de datos con los que queremos trabajar y al dar clic automáticamente nos muestra el número que más se repite dentro de ese rango de datos.

Máximo y Mínimo

Estas otras dos fórmulas también se encuentran dentro de la categoría “Estadísticas”, y la forme de trabajar con ellas es exactamente la misma que para la moda en ambas. Una vez seleccionados los rangos de datos, las funciones nos mostrarán el número mayor y menor, respectivamente, del rango de datos seleccionado.

Máximo

Mínimo

Exento u Ordinario: Función SI

Dentro de este punto, basándonos en el promedio de cada asignatura del alumno, teníamos que decir si el alumno exentaba (promedio igual o mayor a 8) o si tenía que presentar un examen ordinario (promedio menor a 8). Para esto era necesario utilizar la función SI, la cual, dada una condición, arroja un resultado verdadero (señalado por nosotros) si se cumplía, o una falso si no lo hacía.

Para esto tenemos que poner antes el signo igual para indicar que ocuparemos una función, ir al menú de las funciones y buscar las función SI. En el apartado prueba lógica, escribimos la condición que queremos que se cumpla, en este caso fue que si el valor del promedio (la celda en la que estuviera) era mayor o igual a 8, escribiría “Exento”, pero de no ser así escribiría “Ordinario”. 

Es importante señalar que para que no nos marque ningún error y la función realice el procedimiento como se debe, siempre hay que poner entre comillas el texto que queremos que nos muestre como resultado de la condición. La sintaxis de la fórmula quedo de la siguiente forma:

=SI(G12>=8, “EXCENTO”,”ORDINARIO”)

Cabe mencionar que esta función separa por medio de comas los dos resultados a mostrar, siendo el primero el verdadero y el segundo el falso.

Descontar cierto porcentaje dependiendo de la edad: Función SI

En este paso también fue necesario realizar el procedimiento utilizando la función SI, pero de forma un poco más complicada quizá. La condición era que si la persona tenía 18 años de edad o más, se le aplicaría un descuento del 10%, pero si era menor se le descontaría el 50%, sólo que las respuestas fueron un poco más elaboradas, ya que incluían procedimientos. Como recordaremos el porcentaje se obtiene de multiplicar la cantidad por el porcentaje en decimal, es decir, si es 10% se multiplica por .1, y si es el 50% se multiplica por .5, una vez hecho esto el resultado se le resta a la cantidad, de modo que era necesario multiplicar el costo del semestre por los porcentajes para después restarlos. Sin embargo, como estamos trabajando con celdas, en vez de escribir la cantidad seleccionaremos la celda en la cual se almacena el costo del semestre para que automáticamente obtenga el valor introduciendo cualquier cantidad. 

La fórmula quedo de la siguiente manera:

=SI(C10>=18,H9-(H9*0.1), H9-(H9*¨(0.5))

Cambio del color de una celda al cumplir una condición

Dentro de esto se nos pedía cambiar el color de varias celdas: si el promedio y las calificaciones eran mayor o igual o 8 y si era menor, si era Exento u Ordinario y si era Masculino o Femenino. En un principio me pareció algo complicado, pero después encontré la opción correcta. Dentro del menú “Inicio”, accedemos a la parte que dice “Estilos” y de ahí vamos a “Formato condicional”. 

Una vez ahí elegimos las condiciones que más cubran nuestra necesidades, por ejemplo, para el promedio mayor a 8, elegí la condición “Entre”, si el promedio estaba entre 8 y 10 el color de mi celda sería verde azul. Para poner el color diferente cuando se tiene un promedio menor, se siguen los mimos pasos y se elige el color deseado.

Cuando queremos que dependiendo del texto contenido cambien el color de la celda, elegimos la opción “Texto que contiene…”, una vez que nos muestra el recuadro ponemos el texto que queremos condicionar, en mi caso “Exento”, elegimos el color del que deseamos sea la celda y damos clic. Se hace el mismo procedimiento para los casos de los sexos y de “Ordinario”.

Realizar gráficas

Dentro de este punto realizamos tres gráficas: una de alguna materia de las que teníamos, otra del promedio de las parciales y la otra era un gráfico de porcentajes que nos dijera que porcentajes de cada calificación se tenían.

Para la primera y la segunda elegí el mismo diseño de gráfico, por lo que sólo explicaré una.

Para graficar los datos de la materia (o de cualquier otra cosa), lo elegimos, y después vamos al menú “Insertar”, vamos a “Gráficos” y elegimos el que queramos según sean nuestras necesidades. Automáticamente nos manda un gráfico dentro de nuestra misma hoja. 

Para mover a una sola hoja, en el menú de diseño del gráfico vamos a “Mover gráfico”, elegimos la opción “Hoja nueva” y lo nombramos. Una vez ahí procedemos a editarlo, ya se cambiar colores, fuentes, nombre del  gráfico y leyendas.

Para poner el título, dentro de “Diseños de gráfico”, podemos elegir alguno que lo contenga e incluso con esto podemos cubrir otras necesidades dentro del mismo. Para cambiar las leyendas de los ejes vamos a “Seleccionar datos” y elegimos los que utilizamos, en mi caso fueron las parciales de la materia, por lo que cada barra de mi gráfica llevara como leyenda la parcial correspondiente.

Para el gráfico de porcentajes se tuvo que realizar un paso extra utilizando la función CONTAR.SI. Para esto, introducimos el signo igual y buscamos la función dentro de las categorías. Después introducimos el rango de datos y damos el criterio que queremos evaluar, el cual corresponde a la calificación a analizar. 

Hacemos lo mismo para cada una de las calificaciones que tengamos en nuestro gráfico y después este nuevo rango de datos para realizar el gráfico. Vamos a “Insertar”, elegimos el gráfico correspondiente y de ahí en adelante damos formato al gráfico siguiendo los pasos anteriormente mencionados.

Además de esto, a este ejercicio también le agregamos nuestro formato personalizado.