En esta práctica comenzamos a utilizar Access, que es un programa que nos permite crear y manipular bases de datos.
Antes de comenzar a describir lo realizado en esta práctica, explicaré algunos conceptos necesarios para utilizar una base datos, que fue una actividad derivada de esta práctica (la búsqueda de información acerca de Access).
Para empezar, una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Dentro de éstas podemos crear:
- Tabla. Es un objeto para manejar datos con un contenido específico en una tabla de dos dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas. Dentro de éstas encontramos lo siguiente:
o Los campos (columna) que son una colección de datos con la misma categoría y con el mismo tipo de datos.
o Los registros (filas) que son una colección de datos de cada columna.
o Campo clave o clave principal, que es un campo el cual es definido como tal para identificar con datos únicos a cada registro de una tabla.
Dentro de esto hay que mencionar que es necesario definir los campos a utilizar dentro de nuestra tabla. La estructura de una tabla se define en la vista de diseño de las tablas. Esta vista nos solicita información sobre:
o Nombre del campo: Define el nombre de las columnas.
o Descripción: Es la descripción del contenido del campo. Esta descripción puede ser utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.
o Tipo de datos: Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en el campo.
Los tipos de datos posibles a utilizar son los siguientes:
o Texto. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 255 caracteres.
o Memo. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 65,535 caracteres.
o Numérico. Sólo datos numéricos y permite hacer cálculos matemáticos.
o Fecha/hora. Sólo permite fechas y horas. Desde el año 100 hasta el 9999.
o Moneda. Evita redondeo en cálculos. Se permiten 15 decimales.
o Autonumérico. Números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.
o Si/no. Contiene sólo uno de dos valores posibles, Sí/No, Verdadero/Falso.
o Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas, que se pueden incrustar en una tabla de Access.
o Hipervínculo. Utilizado para crear un vínculo con otras aplicaciones, es decir, para que desde ACCESS puedas abrir algún otro archivo desde otra aplicación.
o Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado.
Como puede apreciarse cada dato tiene una extensión máxima. Es importante definir qué tan grande será el campo que ocuparemos para no desperdiciar espacio y que nuestra base de datos no tengo mayor peso del requerido. Además de esto, existen tamaños diferentes para el campo numérico, los cuales se definen a continuación.
o Byte. Maneja datos numéricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones.
o Entero. Maneja datos numéricos dentro del rango -32,767 ~ 32,768. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones.
o Entero largo. Maneja datos numéricos dentro del rango -2, 147, 483,648 ~2, 147, 483,647. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones
o Simple. Maneja datos numéricos dentro del rango -3.402823 x 1038 ~3.402823 x 1038. Acepta siete dígitos a la derecha del punto decimal.
o Doble. Maneja datos numéricos dentro del rango:-1.79769313486231 x 10308 ~4.94065645841247 x 10 -324 para valores negativos. 1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores positivos. Acepta 15 dígitos a la derecha del punto decimal.
Además, es necesario saber cuáles son las reglas para nombrar un campo, ya que no se permite mucha extensión o sólo son admitidos algunos símbolos:
o Pueden tener hasta 64 caracteres.
o Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (´) y corchetes ([ ]).
o No pueden comenzar por un espacio en blanco.
o No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
o No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas o procedimientos almacenados en un proyecto de Microsoft Access.
- Formulario. Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de datos en un formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. El uso de formularios en una base de datos ayuda a los usuarios no familiarizados con Access a consultar nuestra base de datos fácilmente. Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una única presentación. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de una tabla o los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o editar los registros existentes. Un formulario puede ser creado basado en otros formularios o informes y no precisamente en tablas o consultas. Podemos crear un formulario que este en blanco o por medio de un asistente. En el caso del asistente, podemos abrir nuestro formulario en vista de diseño para hacer modificaciones de color, fuentes, acomodo de los campos, etc.
- Informe. Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir datos de tablas o de consultas. La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también se pueden utilizar asistentes. Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta, etc. Éstos también pueden abrirse en vista de diseño para su modificación en el caso de la utilización de un asistente.
- Consulta. Éstas no fueron útiles para la realización de esta práctica, pero hablaré un poco de ellas. Una consulta es definida como el requerimiento específico de información dirigido a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de datos. Las consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información específica de todas nuestras tablas. Existen diferentes tipos de consulta, cada una enfocada para un objetivo diferente, éstas son:
o Consultas de Selección. Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones).
o Consultas de Parámetros. Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información.
o Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo.
o Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas.
o Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas.
o Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas.
o Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas.
- Macro. Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamente establecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros se ejecutan cuando algún evento definido sucede. Un evento es una operación definida por el usuario, tal como “Al hacer clic sobre un botón” o “Al abrir un formulario”. Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no estar haciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos.
- Página. Un objeto con el cual es posible utilizar una base de datos a través de la web.
A partir de aquí comenzamos a crear nuestra base de datos. Teníamos que realizar una base de datos en la cual tendríamos una tabla, un formulario y dos informes. La base de datos sería de una escuela de matemáticas dirigida por nosotros, en la cual tendríamos que capturar datos básicamente para el ingreso a dicha escuela. Mi institución llevaba por nombre "Centro de Matemáticas Didácticas", la cual tendría los siguientes campos:
Nombre, edad, fecha de nacimiento, domicilio, identificación, teléfono, antecedentes escolares, colegiatura y pago realizado.
Primero pasamos a crear la tabla en vista de diseño, en donde tuvimos que definir el tipo de campo así como el tamaño de este que nos sería útil, y dar una breve descripción del mismo.
En esta no introdujimos dato alguno para nuestra base de datos, el profesor nos pidió que realizáramos un formulario para introducir los datos y que el registro se viera de una forma más amigable para el usuario.
La creación de este la hicimos mediante el asistente para formularios que nos da Access. Los pasos fueron los siguientes:
- En la ventana que nos muestra el formulario, elegimos incluir todos los campos disponibles en el momento en que nos pregunta qué campos queremos incluir.
- Después elegimos el acomodo justificado según lo indicado por el profesor para que se viera con mejor aspecto.
- Por último dimos en la opción de abrir formulario.
Después de haber concluido con nuestro formulario, pasamos a realizar los informes, de los cuales hicimos dos: uno en donde incluyéramos todos los campos de la tabla y otro donde sólo incluyéramos el nombre, edad y fotografía de la persona.
El procedimiento para éstos fue muy parecido al del formulario, ya que también lo realizamos mediante el asistente:
- Al igual que el formulario, elegimos todos los campos para incluirlos en el informe.
- Después los ordenamos conforme a la edad.
- Este primer informe lo ordenamos de forma justificada.
- Por último dimos clic para ver la vista del informe.
También modificamos colores, fuentes, y en mi caso, algunos acomodos. Además agregamos otro cuadro de texto en ambos informes en el área del título, en el cual teníamos que agregar datos de la institución, como la dirección. En el área del encabezado de página agregamos nuestro nombre como referencia de quién estaba a cargo de la institución.
Con el segundo informe se siguió el mismo procedimiento, desde la realización con el asistente hasta las modificaciones en los encabezados, sólo que en este se incluyeron únicamente los tres campos mencionados anteriormente, y el acomodo fue tabular.
Otro de los puntos que vimos rápidamente en esta práctica fue el uso de filtros, los cuales sirven para encontrar o localizar de manera más rápida información determinada, por ejemplo, si queremos que sólo nos muestre los formularios de personas con edades entre los rangos 19 y 22, el filtro sólo nos mostrará los registros de las personas con esas edades. Esto es de gran ayuda, sobre todo, en bases de datos extensas, en las que se tienen una gran cantidad de registros.
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