Combinación de Correspondencia

A continución describiré lo realizado en la práctica número uno de la segunda parcial, la cual consistió en realizar combinación de correspondecia, tanto en Word como en Publisher.

Para empezar, tuvimos que crear una tabla en Excel, en la cual estarían los campos que utilizaríamos en los documentos de Word y Publisher. Supuestamente éramos profesores de matemáticas, que impartían un curso de educación a distancia; tendríamos que decir de dónde eran nuestros alumnos y qué presupuesto solicitabamos para la asistencia de éstos a un taller internacional de matemáticas; de este modo, los campos a compartir serían: alumno, ciudad y apoyo económico.

Una vez realizada la tabla procedimos la creación de la carta en Word dirigida al gobernador para solicitar el apoyo antes mencionado, la cual podía realizarse con una plantilla de las ya incluidas en él o redactarla nosotros. El primer paso a seguir para realizar la combinación, es dejar un espacio para los campos que se inlcuirán de la tabla de Excel, y una vez hecho esto y terminada la carta, nos dirigimos al menú "Correspondencia"; de ahí vamos a la opción "Iniciar combinación de correspondecia", y elegimos la opción del asistente. Inmediatamente nos aparece una barra del lado derecho, la cual nos indicará los pasos que debemos seguir para llevar a cabo la combinación:

• Primero elegimos la opción que mejor se adapte donde nos pregunta por el archivo de trabajo; en nuestro caso elegimos "Cartas".
• Después nos pregunta sobre el documento con el que trabajaremos. Nosotros elegumos la opción "Utilizar el documento actual", porque así lo requerimos.
• Toca el turno de elegir los destinatarios. Nosotros ya tenemos una lista previa, por lo que elegimos la opción "Utilizar una lista existente", y dar clic en "Examinar...", nos muestra una ventana en la cual tenemos que indicar la dirección en la que esta guardada nuestra tabla de Excel. Una vez indicada la ubicación seleccionamos la hoja de cálculo con la cual deseamos trabajar.

• Lo que sigue es indicar en dónde irán los campos de la tabla de Excel. Para esto ubicamos el cursor en la carta antes redactada donde queremos que aparezcan los campos, en nuestra barra elegimos la opción "Más elementos" y en el cuadro que nos muestra al hacer clic, elegimos el campo correspondiente. Hacemos lo mismo con los campos que deseemos.

• Después de eso, Word nos muestra la vista precia de las cartas al hacer clic en "Siguiente". Por útlimo terminamos con la combinación de las cartas y elegimos "Imprimir..." o "Editar cartas indivuales", según queramos. Con la segunda opción, automáticamente se abre un nuevo documento con todas nuestras cartas listas.

En lo personal no me pareció difícil, puesto que ya había hecho tareas como esta anteriormente.

Una vez terminada nuestra carta, pasamos a realizar la constancia en Publisher.

Para esto elegíamos una de las plantillas para diplomas ya incluídas en Publisher, redactamos nuestro documento, e hicimos modificaciones en el diseño, como colores y fuentes, y una vez terminado procedimos a realizar la combinación de correspondencia.

El proceso a realizar fue un poco más difícil, al menos para mí, porque nunca antes había combinado correspondecia en Publisher y no sabía qué herramientas o a qué menú acceder para realizarlo.

Para realizar la correspondecia con Publisher tenemos que hacer lo siguiente:

• Primero vamos al menú "Herramientas" y elegimos la opción "Envíos por correo y catálogos". Después elegimos "Combinación de correspondencia". De ahí, los 2 siguientes pasos son exactamente iguales que en Word: se elige la ubicación de la tabla de Excel, y se ubican los campos en el lugar correspondiente.
• Lo último es elegir cómo será la combinación, si será impresa, si queremos que la abra en un documento nuevo o si queremos aplicarlo en uno ya existente.